Una checklist de boda en PDF sirve para leerla una vez. Lo que de verdad ayuda es una que sepa qué tienes hecho, qué está a medias y qué se te ha pasado de fecha. Esta es esa: un Excel con las tareas ordenadas por meses y un resumen que cuenta solo.
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- Checklist de boda en Excel (.xlsx) — 38 tareas, estado de cada una y resumen calculado. Se abre en Excel, en Google Sheets y en Numbers.
Gratis, sin registro y sin dejar el email. Dentro hay una hoja de «Cómo usarla» de cuatro líneas.
Qué trae
Una hoja Checklist con siete columnas: cuándo, tarea, categoría, responsable, estado, fecha límite y notas. El estado es un desplegable con tres valores: Pendiente, En curso y Hecho.
Y una hoja Resumen que calcula sola cuántas tareas tienes, cuántas están hechas, el porcentaje completado y, sobre todo, cuántas tienen la fecha límite pasada y siguen sin hacer. Esa es la cifra que hay que mirar cada domingo.
Las tareas, mes a mes
Los plazos son orientativos. Una boda en agosto en un sitio muy pedido necesita más antelación que una boda pequeña en febrero. Muévelos a tu fecha.
12 meses o más
- Fijar el presupuesto total. Para llevarlo, tienes la plantilla de presupuesto de boda.
- Decidir el número aproximado de invitados.
- Elegir la fecha y el tipo de ceremonia.
- Reservar el lugar y, si no lo incluye, el catering.
- Preguntar en el Registro Civil o en la parroquia qué trámites hay y con qué plazos.
- Contratar la fotografía, que se agota casi tan rápido como los lugares.
De 9 a 12 meses
- Vídeo y música.
- Vestido o traje: las pruebas llevan meses.
- La lista de invitados. Si la quieres en Excel, está en la plantilla de lista de invitados.
- La web de boda y el save the date.
- Alojamiento para quien viene de fuera.
De 6 a 9 meses
- Flores y decoración, invitaciones y transporte de invitados.
- La prueba de menú. Si dudas entre dar a elegir o no, lo tienes en ¿carne o pescado?.
- La luna de miel.
De 4 a 6 meses
- Presentar la documentación del expediente o de la parroquia, con los plazos que te hayan dado.
- Alianzas, peluquería y maquillaje, y los detalles para los invitados.
De 2 a 3 meses
- Enviar las invitaciones. Si buscas qué poner, hay ejemplos en texto de invitación de boda.
- Abrir la confirmación de asistencia, con el menú y las alergias en el mismo formulario.
- Cerrar el cronograma del día. También lo tienes como plantilla: cronograma de boda en Excel.
1 mes antes
- Recordar la confirmación a quien no ha contestado: mensajes ya redactados.
- Cerrar la lista de confirmados y hacer el plan de mesas, en ese orden.
1 o 2 semanas antes
- Dar el número final de menús al catering. Cada lugar tiene su plazo: pregúntalo al firmar.
- Pagar los saldos pendientes según cada contrato.
- Enviar el cronograma a todos los proveedores.
El día anterior y después
- Dejar la decoración en el lugar y nombrar a una persona de contacto para los proveedores, que no seáis vosotros.
- Después: recoger las fotos de los invitados y enviar los agradecimientos.
Por qué Excel y no una app
Las apps de organización de bodas funcionan, pero te atan a una plataforma y casi siempre a sus proveedores. Un Excel es tuyo, lo compartes con tu pareja en Google Sheets en un minuto y no desaparece si la empresa cambia de planes.
Donde sí compensa una herramienta es en las confirmaciones: copiar a mano los mensajes de WhatsApp en una hoja durante semanas es lo que más tiempo se come. Nuestra lista de invitados online se llena con lo que responden ellos, con menú y alergias, por 49 € de pago único. El resto de la checklist, con este Excel te sobra.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación hay que empezar a organizar una boda?
Lo que más se agota es el lugar y la fotografía, así que conviene reservarlos con un año o más si tu fecha es de temporada alta. El resto se puede hacer en menos tiempo: la checklist ordena las tareas para que lo urgente no se quede para el final.
¿Qué hay que hacer primero al organizar una boda?
Tres cosas, en este orden: el presupuesto, el número aproximado de invitados y la fecha. Las tres condicionan el lugar, y el lugar condiciona casi todo lo demás.
¿Cuándo hay que hacer los papeles de la boda civil o religiosa?
Depende del Registro Civil o de la parroquia, y los plazos cambian de un sitio a otro. Por eso la checklist pone preguntar al principio y presentar la documentación unos meses antes: pregunta cuanto antes y apunta tu fecha real en la columna de fecha límite.
¿La checklist funciona en Google Sheets?
Sí. Es un .xlsx normal y se abre igual en Excel, en Google Sheets y en Numbers. El estado de cada tarea es un desplegable y el resumen se calcula solo.
¿Se puede imprimir?
Sí. Oculta las columnas de responsable y notas si no las usas, ponla en horizontal y caben las 38 tareas en pocas hojas. Pero en papel no te avisa de lo que se ha pasado de fecha, que es lo más útil del Excel.
¿Hay que dejar el email para descargarla?
No. Es un enlace directo al fichero, sin registro, sin formulario y sin newsletter.
Checklist del equipo de Wedding30s. Puedes usarla como quieras, también si eres wedding planner y se la pasas a tus parejas. Si echas en falta una tarea, escríbenos a support@wedding30s.com.