La mayoría de plantillas de lista de invitados que circulan tienen tres columnas: nombre, si viene y poco más. Sirven la primera semana y se quedan cortas en cuanto empiezan a llegar respuestas con alergias, acompañantes y "¿al final había autobús?".
Esta tiene las doce columnas que acabas necesitando, y sobre todo las fórmulas para que cuente sola, que es lo que casi nunca viene incluido.
La plantilla
Selecciona la tabla entera, cópiala y pégala en Excel o en Google Sheets. Se pega con el formato de tabla y ya puedes empezar a escribir debajo.
| Nombre y apellidos | Grupo | Contacto | Invitación enviada | Confirmado | Acompañante | Menú | Alergias / dieta | Niño | Autobús | Mesa | Notas |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ana García López | Familia novia | 600 000 000 | Sí | Sí | 1 | Carne | — | No | Sí | 3 | — |
| Diego Martín Ruiz | Amigos novio | diego@email.com | Sí | Pendiente | 0 | — | — | No | — | — | Recordar el 12 |
| Lucía Fernández | Trabajo | 611 111 111 | Sí | Sí | 1 | Pescado | Sin gluten | No | No | 5 | Celíaca, avisar catering |
| Mateo Ruiz (5 años) | Familia novio | — | Sí | Sí | 0 | Infantil | — | Sí | Sí | 2 | Trona |
Por qué cada columna
- Nombre y apellidos. Completos. Cuando tengas tres Anas lo vas a agradecer.
- Grupo. Familia novia, familia novio, amigos, trabajo. Es la columna con la que después harás el plan de mesas, así que rellénala desde el principio.
- Invitación enviada. Separada de la confirmación. Sin esta columna no sabes si alguien no ha contestado o es que nunca le llegó nada.
- Confirmado. Tres valores: Sí, No, Pendiente. Nunca lo dejes en blanco, porque en blanco no se puede contar.
- Acompañante. Un número, no un sí/no. Suma directa al total de comensales.
- Menú y alergias. Separadas. El menú es una opción cerrada; las alergias son texto libre, porque siempre hay algo que no encaja en ninguna categoría.
- Niño. Casi todos los lugares tienen menú infantil con precio propio y recuento propio.
- Mesa. Déjala vacía hasta el final. Rellenarla antes de cerrar confirmaciones es garantía de rehacerla.
Las fórmulas que hacen el trabajo
Pégalas en celdas vacías, fuera de la tabla. Asumen que la confirmación está en la columna E y el menú en la G, que es como queda si copias la tabla de arriba tal cual.
Cuántos vienen
=CONTAR.SI(E:E;"Sí")
A cuántos tienes que perseguir todavía
=CONTAR.SI(E:E;"Pendiente")
Esta es la que de verdad usas cada semana. Si tienes que mandar recordatorios, aquí tienes los mensajes ya redactados.
Cuántos menús de cada tipo
=CONTAR.SI.CONJUNTO(E:E;"Sí";G:G;"Carne")
Fíjate en que cruza dos condiciones: confirmados y carne. Contar la columna de menú a secas incluiría a gente que eligió plato y luego dijo que no podía venir, y acabarías pidiendo de más.
Total real de comensales
=CONTAR.SI(E:E;"Sí") + SUMAR.SI(E:E;"Sí";F:F)
Confirmados más sus acompañantes. Este es el error más caro de todos: si solo cuentas filas, te faltan tantos menús como acompañantes tengas.
Si usas Excel o Sheets en inglés, las funciones son COUNTIF, COUNTIFS y SUMIF, con comas en lugar de punto y coma.
Para imprimir
Si la quieres en papel para el día de la boda —que es buena idea, porque la cobertura móvil en las fincas es la que es—, imprime solo las columnas que necesitas allí: nombre, mesa, menú y alergias. Oculta el resto antes de imprimir y ponla en horizontal.
Esa hoja es la que le das al maître, no la lista completa con teléfonos y notas.
Cuándo la hoja de cálculo deja de servir
Funciona muy bien mientras seas tú quien recoge las respuestas y las apunta.
Se vuelve pesada cuando llegas a las tres cifras: cada confirmación que llega por WhatsApp la tienes que teclear tú, y cada vez que quieres saber quién falta tienes que cruzar la lista otra vez.
Las alternativas: recoger las respuestas gratis con Google Forms, que vuelca solo a una hoja como esta; comparar las opciones gratuitas que ya traen la lista integrada; o una web de boda como la nuestra, 49 € una vez, donde el invitado rellena y la lista se actualiza sola con menú y alergias incluidos.
Si tu boda es pequeña, esta plantilla y un rato de paciencia te sobran.
Preguntas frecuentes
¿Qué columnas necesita la lista de invitados de una boda?
Doce cubren todos los casos: nombre completo, grupo, contacto, invitación enviada, confirmación, acompañante, menú, alergias, niño, autobús, mesa y notas. Menos columnas se quedan cortas en cuanto empiezan a llegar respuestas.
¿Cómo cuento los confirmados automáticamente en Excel?
Con CONTAR.SI sobre la columna de confirmación: =CONTAR.SI(E:E;"Sí") te da los que vienen y =CONTAR.SI(E:E;"Pendiente") los que te faltan por perseguir. En Excel en inglés y en Google Sheets en inglés la función es COUNTIF.
¿Cómo cuento cuántos menús de cada tipo tengo que pedir?
Con CONTAR.SI.CONJUNTO, cruzando confirmación y menú: =CONTAR.SI.CONJUNTO(E:E;"Sí";G:G;"Carne"). Así solo cuenta el menú de quien ha confirmado que viene, que es el número que le importa al catering.
¿Hay que contar a los acompañantes aparte?
Sí, y es el error más común. Si tienes una fila por invitado principal, los acompañantes no se suman solos y acabas pidiendo menos menús de los que necesitas. O les das fila propia, o sumas la columna de acompañantes al total.
¿Excel o una herramienta online para la lista de invitados?
Excel funciona perfectamente si eres tú quien recoge las respuestas. Una herramienta online tiene sentido cuando quieres que los invitados rellenen ellos y la lista se actualice sola, sin que copies nada a mano.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados?
La lista de a quién invitas, cuanto antes. Las confirmaciones, mes y medio antes de la boda, porque el catering suele pedir el número definitivo entre diez y quince días antes y necesitas colchón para los rezagados.
Plantilla del equipo de Wedding30s. Si echas de menos una columna que a ti te ha hecho falta, escríbenos a support@wedding30s.com y la añadimos.